Miete und WEG in einem Bestand
Mietshäuser, Eigentümergemeinschaften und vermietetes Sondereigentum pflegen Sie in derselben Anwendung – mit einem Stammdatensatz je Objekt, Einheit und Person.
01Software für Hausverwaltungen
Miet- und WEG-Verwaltung komplett – per Klick oder per KI-Chat.
ImmoBase bildet Ihre Verwaltung vollständig ab: von Stammdaten und Sollstellung über Bankimport und Mahnwesen bis zur Betriebskosten- und Jahresabrechnung. Jede Aufgabe erledigen Sie in der Oberfläche oder im Chat – mit denselben Rechten und lückenlos protokolliert.
- Miete und WEG
- Eigene Instanz je Kunde
- Betrieb bei Cloudflare
02Nutzen
Weniger Programme, weniger Abtippen.
Verwaltungsarbeit besteht aus vielen wiederkehrenden Schritten. ImmoBase hält die Daten an einer Stelle und nimmt Ihnen die Übertragung zwischen Vertrag, Konto und Abrechnung ab.
Per Klick oder per Chat
Jede Aufgabe geht über die Oberfläche. Wer lieber schreibt, sagt dem KI-Chat, was zu tun ist. Beides nutzt dieselben Prüfungen und dieselbe Rechtevergabe.
Kontoauszug rein, Posten ausgeglichen
Sie importieren CAMT.053 oder CSV aus dem Online-Banking. ImmoBase schlägt die Zuordnung zu Sollstellungen vor, Sie bestätigen. Was offen bleibt, geht ins Mahnwesen.
Abrechnungen nach den Vorgaben
Betriebskosten nach BetrKV mit Umlageschlüsseln, Heizkosten aus dem Messdienst-Import, CO2-Kostenaufteilung, § 35a-Ausweis sowie Jahresabrechnung und Vermögensbericht nach § 28 WEG.
03Funktionen
Alles, was eine Verwaltung täglich braucht.
- 01
Stammdaten
Objekte, Gebäude und Einheiten mit Flächen und MEA, dazu alle Personen, Konten und Zähler.
- Wohnung, Gewerbe, Stellplatz
- Eigentümer, Mieter, Dienstleister
- Bankkonten und Zähler je Objekt
- 02
Mietverwaltung
Mietverträge mit Kalt-, Staffel- oder Indexmiete, Sollstellung, Kaution und Mieterwechsel.
- Sollstellung aus dem Vertrag
- Mieterhöhung nach Index, Staffel, Mietspiegel
- Kündigung und Wechsel mit Zählerständen
- 03
WEG-Verwaltung
Wirtschaftsplan, Hausgeld, Jahresabrechnung mit Vermögensbericht und Eigentümerversammlung.
- Jahresabrechnung und Vermögensbericht (§ 28 WEG)
- Erhaltungsrücklage, Sonderumlagen
- Einladung, Protokoll, Beschlusssammlung
- 04
Finanzen
Buchhaltung je Objekt, Bankimport mit Zuordnungsvorschlägen, Mahnwesen und SEPA-Dateien.
- Import CAMT.053 und CSV
- Offene Posten und Mahnwesen
- SEPA-Export pain.008 / pain.001
- 05
Abrechnung
Betriebs- und Heizkostenabrechnung nach Umlageschlüssel, CO2-Kostenaufteilung, § 35a-Ausweis.
- Betriebskosten nach BetrKV
- Heizkosten per Import vom Messdienst
- CO2-Aufteilung und § 35a EStG
- 06
Vorgänge & Kommunikation
Schadensmeldungen, Handwerkeraufträge, Fristen, Serienbriefe und Dokumente am richtigen Ort.
- Tickets und Handwerkeraufträge
- Fristen und Wiedervorlagen
- Serienbriefe, PDFs, Dokumentenablage
- 07
KI-Chat
Jede Aufgabe auch per Chat: mit Ihren Rechten, mit Bestätigung vor dem Buchen, mit Protokoll.
- Gleiche Rechte wie der angemeldete Nutzer
- Belege hochladen und auslesen lassen
- Bestätigung vor Buchen, Löschen, Versenden
04KI-Chat
Sagen, was zu tun ist. Bestätigen. Fertig.
„Erfasse diese Rechnung“, „Welche Mieter sind mit Oktober im Rückstand?“, „Erstelle die Einladung zur Eigentümerversammlung“ – der Chat erledigt Aufgaben in ImmoBase, statt nur Fragen zu beantworten.
- Exakt Ihre Rechte
- Der Chat handelt im Namen der angemeldeten Person. Was eine lesende Rolle in der Oberfläche nicht darf, darf sie auch im Chat nicht.
- Kein Sonderweg
- Jede Aktion der KI läuft über dieselbe Programmschicht wie ein Klick: gleiche Validierung, gleiche Rechteprüfung. Direkten Datenbankzugriff hat die KI nicht.
- Bestätigung vor dem Ausführen
- Buchen, Löschen, Versenden und Zahlungen zeigt der Chat zuerst als Karte mit „Ausführen“ und „Abbrechen“. Ohne Ihre Bestätigung passiert nichts.
- Belege lesen und ablegen
- Laden Sie eine Rechnung oder einen Vertrag als PDF oder Foto hoch. Der Chat liest die Angaben aus, schlägt die Erfassung vor und legt das Dokument beim richtigen Objekt ab.
- Nachvollziehbar
- Jeder Schreibvorgang landet im Audit-Log – mit Person, Zeitpunkt, Änderung und dem Vermerk „via KI“. Chat-Verläufe werden pro Nutzer gespeichert.
05So starten Sie
In drei Schritten zur eigenen Instanz.
- Schritt 1
Anfrage per E-Mail
Schreiben Sie uns kurz, wie viele Objekte und Einheiten Sie verwalten und ob es um Miete, WEG oder beides geht. Die Vorlage in der E-Mail hilft dabei.
E-Mail mit Vorlage öffnen - Schritt 2
Demo mit Beispieldaten
Wir zeigen Ihnen ImmoBase an Ihren typischen Abläufen – von der Sollstellung bis zur Abrechnung – und beantworten Ihre Fragen, auch zur Übernahme Ihres Bestands.
- Schritt 3
Ihre eigene Instanz
Sie erhalten eine eigene ImmoBase unter ihr-name.immobase.app mit eigener Datenbank und eigenem Dateispeicher. Nutzer und Rollen legen Sie selbst fest.
06Sicherheit & Hosting
Ihre Daten in Ihrer eigenen Instanz.
Mieter- und Eigentümerdaten sind sensibel. Deshalb teilt sich bei ImmoBase keine Hausverwaltung eine Datenbank mit einer anderen, und niemand erreicht die Anwendung ohne vorherige Freigabe.
Eigene Instanz je Kunde
Jede Hausverwaltung bekommt eine eigene Datenbank und einen eigenen Dateispeicher. Daten verschiedener Kunden liegen nie in derselben Datenbank.
Zugangsschutz vor der Anwendung
Vor jeder Instanz steht Cloudflare Access. Nur freigegebene Personen erreichen ImmoBase überhaupt; die Identität wird bei jeder Anfrage serverseitig geprüft.
Rollen und Rechte
Sie vergeben Rollen wie Admin, Sachbearbeitung oder Lesend. Die Rechte gelten für Oberfläche und KI-Chat gleichermaßen.
Audit-Log und Papierkorb
Alle Schreibvorgänge werden protokolliert: wer, wann, was, per Oberfläche oder per KI. Gelöschtes wird nur als gelöscht markiert und bleibt wiederherstellbar.
Export und Sicherung
Ihre Datenbank lässt sich exportieren. So behalten Sie eine eigene Sicherung und sind nicht an ein geschlossenes Format gebunden.
Betrieb bei Cloudflare
Anwendung, Datenbank und Dateien laufen auf der Infrastruktur von Cloudflare. Im Browser werden keine Skripte, Schriften oder Tracker von Drittanbietern geladen.
Für welche Verwaltungen ist ImmoBase gedacht?
Für Hausverwaltungen, die Mietverwaltung, WEG-Verwaltung oder beides betreiben – einschließlich vermieteter Einheiten in Eigentümergemeinschaften. Wohnungen, Gewerbeeinheiten und Stellplätze werden gleichermaßen abgebildet.
Muss ich den KI-Chat nutzen?
Nein. Alles, was der Chat kann, geht auch über die Oberfläche. Der Chat ist ein zusätzlicher Weg, kein Ersatz.
Kann die KI ohne mein Zutun buchen, löschen oder Geld bewegen?
Nein. Schreibende und nicht umkehrbare Aktionen – Buchen, Löschen, Versenden, Zahlungen – zeigt der Chat zuerst zur Bestätigung an. Zudem hat die KI nie mehr Rechte als die Person, die gerade angemeldet ist.
Zahlungen erzeugt ImmoBase als SEPA-Datei (pain.001 bzw. pain.008), die Sie in Ihrem Online-Banking einreichen.
Welche KI steckt hinter dem Chat?
Der Chat nutzt Claude von Anthropic über die offizielle Programmierschnittstelle. Inhalte, die Sie im Chat eingeben oder hochladen, werden dafür an diese Schnittstelle übermittelt. Die Einzelheiten zur Datenverarbeitung besprechen wir vor dem Start mit Ihnen.
Wo liegen unsere Daten?
In Ihrer eigenen Instanz bei Cloudflare: eigene Datenbank, eigener Dateispeicher für Dokumente und Belege. Daten anderer Kunden liegen nicht darin. Ihre Datenbank lässt sich exportieren, etwa für eine eigene Sicherung.
Wie melden sich unsere Mitarbeitenden an?
Über Cloudflare Access: Nur E-Mail-Adressen, die Sie freigeben, gelangen überhaupt zur Anwendung. In ImmoBase ordnen Sie jeder Person eine Rolle zu.
Wie kommen Kontoauszüge in ImmoBase?
Sie laden den Auszug als CAMT.053 oder CSV aus Ihrem Online-Banking herunter und importieren ihn. ImmoBase schlägt für jeden Umsatz eine Zuordnung vor; Sie bestätigen oder korrigieren.
Können wir unseren Bestand aus der bisherigen Software übernehmen?
Das hängt davon ab, in welcher Form Ihre Daten vorliegen. Sprechen Sie uns an – wir klären das in der Demo anhand Ihres Bestands.
Was kostet ImmoBase?
Das Angebot richtet sich nach Ihrem Bestand und Ihren Anforderungen. Schreiben Sie uns, wir senden Ihnen ein konkretes Angebot.
08Kontakt
Sehen Sie ImmoBase an Ihren eigenen Abläufen.
Schreiben Sie uns, was Sie verwalten und was Sie heute Zeit kostet. Wir melden uns mit einem Terminvorschlag für die Demo.
team@fieldstack.gmbh