Funktionen · ImmoBase

01Stammdaten

Stammdaten

Alles Weitere baut auf sauberen Stammdaten auf. Objekte, Einheiten und Personen pflegen Sie einmal – Verträge, Buchungen und Abrechnungen greifen darauf zu.

Objekte und Gebäude: Ein Objekt kann aus mehreren Gebäuden bestehen. Adressen, Konten und Dokumente hängen am jeweiligen Objekt.
Einheiten: Wohnungen, Gewerbeeinheiten und Stellplätze mit ihren Flächen als Grundlage für Umlageschlüssel.
Miteigentumsanteile (MEA): Je Einheit hinterlegt, für Wirtschaftsplan, Hausgeld und Jahresabrechnung der WEG.
Personen: Eigentümer, Mieter und Dienstleister mit Kontaktdaten und Bezug zu ihren Einheiten, Verträgen und Vorgängen.
Bankkonten: Konten je Objekt bzw. Gemeinschaft, etwa für Hausgeld und Erhaltungsrücklage.
Zähler: Zähler je Einheit oder Gebäude mit ihren Ablesungen, etwa bei Ein- und Auszug.

02Mietverwaltung

Mietverwaltung

Vom Vertragsabschluss bis zum Auszug: ImmoBase leitet aus dem Mietvertrag ab, was monatlich fällig ist, und hält Erhöhungen, Kaution und Wechsel nach.

Mietverträge: Kaltmiete, Staffelmiete oder Indexmiete, dazu Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten.
Sollstellung: Die monatlichen Forderungen entstehen aus dem Vertrag – inklusive künftiger Staffeln.
Kaution: Höhe, Zahlungseingang und Rückzahlung je Mietverhältnis erfassen und nachhalten.
Mieterhöhung: Erhöhungen nach Index, Staffel oder Mietspiegel vorbereiten und als Schreiben ausgeben.
Kündigung und Mieterwechsel: Vertragsende, Nachfolger und Übergabe in einem Ablauf, die Zählerstände gleich mit.
Zählerstände: Ablesungen je Einheit erfassen, als Grundlage für verbrauchsabhängige Abrechnungen.

03WEG

WEG-Verwaltung

Für Eigentümergemeinschaften bildet ImmoBase den Jahreslauf ab: vom Wirtschaftsplan über das monatliche Hausgeld bis zur Jahresabrechnung und Versammlung.

Wirtschaftsplan: Kosten und Rücklagenzuführung planen und nach Verteilerschlüssel auf die Einheiten verteilen.
Hausgeld: Hausgeld je Einheit aus dem beschlossenen Wirtschaftsplan, als Sollstellung für jeden Monat.
Jahresabrechnung und Vermögensbericht: Abrechnung je Einheit und Vermögensbericht der Gemeinschaft nach § 28 WEG.
Erhaltungsrücklage: Zuführungen und Entnahmen buchen, Stand jederzeit einsehen.
Sonderumlagen: Beschlossene Sonderumlagen auf die Einheiten verteilen und als Forderung stellen.
Eigentümerversammlung: Einladung mit Tagesordnung, Protokoll und Beschlusssammlung an einem Ort.

04Finanzen

Finanzen

Die Buchhaltung läuft je Objekt. Kontoauszüge importieren Sie aus dem Online-Banking, ImmoBase schlägt die Zuordnung vor – Sie entscheiden.

Buchhaltung je Objekt: Einnahmen und Ausgaben getrennt nach Objekt bzw. Gemeinschaft.
Bankimport: Kontoauszüge als CAMT.053 oder CSV einlesen, mit Zuordnungsvorschlägen zu offenen Forderungen und Kostenarten.
Offene Posten: Wer schuldet was seit wann – je Person, Einheit und Objekt.
Mahnwesen: Rückstände erkennen, Mahnstufen nachhalten, Mahnschreiben erzeugen.
SEPA-Lastschrift und -Überweisung: Dateien im Format pain.008 und pain.001 erzeugen und im Online-Banking einreichen.

05Abrechnung

Abrechnung

Abrechnungen entstehen aus den gebuchten Kosten, den Umlageschlüsseln und den Vorauszahlungen. Heizkostendaten übernehmen Sie vom Messdienst.

Betriebskostenabrechnung: Umlagefähige Kosten nach BetrKV, verteilt über Umlageschlüssel wie Fläche, Personen, Einheiten oder Verbrauch.
Heizkosten: Import der Abrechnungsdaten Ihres Messdienstes und Übernahme in die Abrechnung je Einheit.
CO2-Kostenaufteilung: Aufteilung der CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter.
§ 35a EStG: Ausweis haushaltsnaher Dienstleistungen und Handwerkerleistungen für die Steuererklärung.

06Vorgänge

Vorgänge & Kommunikation

Schadensmeldung, Auftrag, Frist, Schreiben: Was im Verwaltungsalltag anfällt, wird ein Vorgang mit Bezug zu Objekt, Einheit und Person.

Tickets und Schadensmeldungen: Meldungen erfassen, zuständig machen, Status nachhalten.
Handwerkeraufträge: Aufträge an Dienstleister aus dem Vorgang heraus erstellen.
Fristen und Wiedervorlagen: Termine wie Wartungen, Vertragsfristen oder Rückfragen im Blick behalten.
Serienbriefe: Schreiben an alle Mieter eines Hauses oder alle Eigentümer einer Gemeinschaft.
PDF-Erzeugung: Abrechnungen, Briefe und Einladungen als PDF.
Dokumentenablage: Dokumente je Objekt, Einheit oder Person ablegen und wiederfinden.

07KI-Chat

KI-Chat

Alles, was die Oberfläche kann, geht auch per Chat. Der Chat arbeitet mit den Rechten der angemeldeten Person und über dieselben Funktionen wie ein Klick.

Gleiche Rechte: Die KI darf genau das, was die angemeldete Person darf – nicht mehr.
Gleicher Weg: Jede Aktion läuft über dieselbe Programmschicht wie die Oberfläche, mit derselben Validierung und Rechteprüfung. Direkten Datenbankzugriff hat die KI nicht.
Bestätigung: Buchen, Löschen, Versenden und Zahlungen werden vor der Ausführung als Karte zur Bestätigung angezeigt.
Dokumente: Rechnungen und Verträge als PDF oder Bild hochladen, auslesen lassen und dem richtigen Objekt zuordnen.
Audit-Log: Jeder Schreibvorgang wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert und als „via KI“ gekennzeichnet.
Verläufe: Chat-Verläufe werden pro Person gespeichert, Antworten erscheinen fortlaufend während der Erstellung.

So sieht der KI-Chat in der Praxis aus

08Kontakt

Lieber live sehen?

In der Demo zeigen wir Ihnen die Bereiche, die für Ihre Verwaltung zählen – mit Beispieldaten und Ihren Fragen.

Demo anfragen Angebot anfragen Frage stellen

Was ImmoBase abdeckt.