Nutzungsbedingungen (AGB)

Vertragspartner ist der im Impressum bezeichnete Anbieter („wir“, „ImmoBase“). Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn wir ihnen ausdrücklich schriftlich zustimmen.

ImmoBase richtet sich an Vermieterinnen, Vermieter und Hausverwaltungen. Verbraucher im Sinne von § 13 BGB (insbesondere private Vermieter) können den Dienst ebenfalls nutzen; für sie gelten die zwingenden Verbraucherschutzvorschriften und die Widerrufsbelehrung unter /widerruf.

Mit der Registrierung, der Annahme einer Einladung oder der Buchung eines Tarifs kommt ein Nutzungsvertrag über die Software-as-a-Service-Leistungen zustande.

ImmoBase ist eine webbasierte Anwendung zur Miet- und WEG-Verwaltung. Der Funktionsumfang umfasst insbesondere Stammdaten (Liegenschaften, Einheiten, Verträge), Nebenkostenabrechnung, WEG-Module, Dokumente, Postfach-Anbindung, Tickets und einen KI-Assistenten. Unterschiede zwischen den Tarifen liegen in Bestandsgrenzen, Speicher, Nutzerzahl und KI-Kontingent, nicht in versteckten Modulen. MCP-Server und eigener KI-Endpunkt (BYOK) sind dem Tarif Business vorbehalten.

Die Software unterstützt die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen nach den Regeln der BetrKV (Umlageschlüssel, Mieterwechsel, PDFs). Das ist eine technische Unterstützung, keine Rechtsberatung und keine Garantie, dass jede Abrechnung in jedem Einzelfall rechtlich beanstandungsfrei ist. Die fachliche Verantwortung für Ihre Abrechnungen, Beschlüsse und Schreiben bleibt bei Ihnen.

Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Beschreibung auf /funktionen und /preise. Wir dürfen die Software weiterentwickeln, Fehler beheben und Funktionen anpassen, solange der vertragliche Kern erhalten bleibt.

Nach der Registrierung können Sie ImmoBase 14 Tage lang mit dem vollen Funktionsumfang der Testphase nutzen. Es sind keine Zahlungsdaten erforderlich. Nach Ablauf der Testphase bleiben Ihre Daten lesbar; das Anlegen neuer Fachdaten setzt einen gebuchten Tarif voraus.

Die Testphase begründet kein kostenpflichtiges Dauerschuldverhältnis. Ein kostenpflichtiger Vertrag entsteht erst mit der Buchung eines Tarifs über Stripe.

Die aktuellen Nettopreise stehen auf /preise. Derzeit: Starter 19,00 €, Pro 49,00 €, Business 129,00 € jeweils pro Monat. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19 %).

Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus über Stripe (SEPA-Lastschrift oder Karte). Rechnungen stellen wir als PDF bereit und senden sie an die hinterlegte Rechnungsadresse. Sie sind verpflichtet, Rechnungsdaten (Name, Anschrift, USt-IdNr. soweit vorhanden) wahrheitsgemäß zu pflegen.

Das kostenpflichtige Abonnement läuft auf unbestimmte Zeit mit monatlicher Abrechnungsperiode. Sie können jederzeit zum Ende der laufenden Periode kündigen; der Zugang bleibt bis dahin erhalten. Die Kündigung erfolgt in den Einstellungen unter Tarif & Abrechnung oder über das Stripe-Kundenportal.

Wir können den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen zum Periodenende ordentlich kündigen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Upgrades gelten in der Regel sofort; die Preisdifferenz wird anteilig für die Restlaufzeit abgebucht. Downgrades gelten zum nächsten Abrechnungsdatum, sofern Ihr Bestand in die Limits des Zieltarifs passt. Ein Tarifwechsel, dessen anteilige Zahlung noch offen ist, muss zuerst abgeschlossen werden.

Wenn Sie Limits überschreiten, können wir Sie auffordern, den Bestand zu reduzieren oder in einen passenden Tarif zu wechseln. Kommen Sie dem nicht nach, dürfen wir Schreibzugriffe auf den überschreitenden Bereich einschränken.

„Unbegrenzt“ im Tarif Business gilt im Rahmen einer Fair-use-Regelung für die typische Nutzung einer Hausverwaltung. Wir behalten uns vor, ab 1.000 Einheiten je weitere Einheit 0,10 € pro Monat (netto zzgl. USt.) zu berechnen. Vor einer Berechnung informieren wir Sie rechtzeitig.

Die ImmoBase-KI (über OpenRouter, EU-Endpunkt) ist in jedem Tarif mit einem Tages- und Monatskontingent enthalten. Das Tageskontingent erneuert sich um 0:00 UTC, das Monatskontingent zum Monatsbeginn. Nicht verbrauchtes Kontingent verfällt; es wird nicht ausgezahlt und nicht auf den Folgemonat übertragen. Ist das Kontingent aufgebraucht, pausiert nur der Assistent – alle übrigen Funktionen laufen weiter.

Im Tarif Business können Sie statt der ImmoBase-KI einen eigenen OpenAI-kompatiblen Endpunkt anbinden (BYOK). Anfragen und Fachdaten gehen dann an diesen von Ihnen gewählten Anbieter; es gilt kein ImmoBase-Kontingent, die Kosten trägt Ihr Konto beim Anbieter. Sie sind für den Vertrag und den Datenschutz mit diesem Anbieter verantwortlich.

Ebenfalls im Tarif Business können Sie den MCP-Server aktivieren. Externe KI-Clients (z. B. Claude Desktop, ChatGPT, IDEs) erhalten dann Zugriff auf Werkzeuge und damit auf Fachdaten Ihrer Organisation. Sie entscheiden, welche Clients Sie anbinden, und können MCP jederzeit deaktivieren und Token widerrufen. Für die Verarbeitung beim externen Client sind Sie Verantwortliche.

Die optionale Bild-Texterkennung (OCR) ist standardmäßig aus. Bilder werden nur übermittelt, wenn ein Administrator die Automatik einschaltet und beim jeweiligen Upload oder Chat-Anhang zugestimmt wird – oder wenn jemand die Erkennung später ausdrücklich anstößt. PDF-Textebenen lesen wir lokal.

Sie dürfen ImmoBase nur für rechtmäßige Verwaltungszwecke nutzen und keine Schadsoftware, keine unzulässige Massenwerbung und keine Inhalte hochladen, an denen Sie keine Rechte haben. Sie sind für die Rechtmäßigkeit der von Ihnen eingegebenen Daten (einschließlich Daten von Mietern, Eigentümern und Handwerkern) verantwortlich.

Zugangsdaten sind geheim zu halten. Erkennen Sie Missbrauch, informieren Sie uns unverzüglich. Teammitglieder laden Sie nur ein, soweit das für Ihre Organisation erforderlich ist.

Physischer Postversand über LetterXpress setzt voraus, dass Sie selbst ein Konto bei LetterXpress haben, Porto dort hinterlegen und die Hinweise in Datenschutz und AVV zur Kenntnis nehmen. ImmoBase speichert Ihre LetterXpress-Zugangsdaten verschlüsselt und übermittelt Briefinhalt und Empfängerdaten nur, wenn Sie einen Versand anstoßen.

Wir bemühen uns um eine angemessene Verfügbarkeit der Anwendung. Ein verbindliches SLA (feste Verfügbarkeitsquote, Vertragsstrafen) ist derzeit nicht vereinbart. Geplante Wartung kündigen wir nach Möglichkeit an. Störungen beheben wir im Rahmen des Zumutbaren.

Support erreichen Sie unter support@immobase.app. Gesetzliche Gewährleistung bleibt unberührt.

Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und bei Übernahme einer Garantie.

Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir – soweit gesetzlich zulässig und außer gegenüber Verbrauchern in zwingendem Umfang – nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Die Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn und Datenverlust ist in diesem Rahmen ausgeschlossen, soweit eine regelmäßige Datensicherung durch Export zumutbar war.

Für Verbraucher gelten die gesetzlichen Gewährleistungsrechte. ImmoBase ist eine Standardsoftware; ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg (z. B. gerichtsfeste Abrechnung in jedem Einzelfall) wird nicht geschuldet.

Personenbezogene Daten Dritter, die Sie in ImmoBase speichern, verarbeiten Sie als Verantwortliche. Wir sind Auftragsverarbeiter. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist unter /avv öffentlich abrufbar und wird mit der Registrierung bzw. der dokumentierten Annahme in den Einstellungen Bestandteil des Vertrags. Einzelheiten zu Hosting, KI, LetterXpress und MCP stehen in der Datenschutzerklärung.

Mandanten (Organisationen) sind voneinander getrennt. Sie können Ihre Daten exportieren und die Organisation löschen (Frist 14 Tage nach Anforderung).

Bei erheblichen Pflichtverletzungen (Zahlungsverzug nach Mahnung, Missbrauch, Sicherheitsgefährdung) dürfen wir den Zugang vorübergehend sperren oder den Vertrag außerordentlich kündigen.

Nach Vertragsende stellen wir Export und Löschung gemäß Datenschutzerklärung und AVV bereit. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. Rechnungen) bleiben unberührt.

Sind Sie Verbraucher, steht Ihnen für den Vertrag über die digitalen Dienstleistungen ein Widerrufsrecht zu. Die Belehrung und das Muster-Widerrufsformular finden Sie unter /widerruf. Die kostenlose Testphase ohne Zahlungsdaten löst noch keine Zahlungspflicht aus.

Wenn Sie bei der Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs ausdrücklich verlangen, dass wir vor Ablauf der Widerrufsfrist mit der Ausführung beginnen, und Sie bestätigen, dass Sie Ihr Widerrufsrecht mit vollständiger Vertragserfüllung verlieren, erlischt das Widerrufsrecht, sobald wir den Vertrag vollständig erfüllt haben (§ 356 Abs. 5 BGB analog für digitale Dienstleistungen). Solange eine solche Bestätigung nicht eingeholt wird, bleibt das Widerrufsrecht nach den gesetzlichen Vorschriften bestehen.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Zwingende Verbraucherschutzvorschriften des Staates, in dem Sie Ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, bleiben unberührt.

Gerichtsstand für Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen ist der Sitz des Anbieters gemäß Impressum. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

Änderungen dieser Bedingungen kündigen wir in der Anwendung oder per E-Mail an. Widersprechen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang und nutzen Sie den Dienst weiter, gelten die neuen Bedingungen, sofern wir auf diese Folge hingewiesen haben. Das gilt nicht, soweit eine Änderung das Vertragsgefüge wesentlich zu Ihrem Nachteil verschiebt; in diesem Fall können Sie außerordentlich kündigen.

Die jeweils aktuelle Fassung ist unter /agb abrufbar. Alternative Pfade wie /nutzungsbedingungen führen dorthin.