Die Betriebskostenabrechnung ist kein Excel-Hobby, sondern eine gesetzlich gerahmte Abrechnung gegenüber der Mietpartei. Dieser Überblick ersetzt keine Rechtsberatung; er beschreibt die praktische Reihenfolge, mit der Verwalterinnen und Vermieter in ImmoBase arbeiten.
Frist und Zeitraum
Der Abrechnungszeitraum ist in der Regel das Kalenderjahr oder der im Vertrag vereinbarte Zeitraum. Die Abrechnung muss innerhalb der gesetzlichen Frist zugehen. Software ändert die Frist nicht – sie verhindert, dass Schlüssel, Vorauszahlungen und Auszüge in verschiedenen Dateien liegen.
Umlageschlüssel
- Wohnfläche, Personen, Einheiten, Miteigentumsanteile – je nach Vereinbarung und BetrKV
- Verbrauch über Zähler (Wärme, Wasser), sobald Ablesungen vorliegen
- Individuelle Schlüssel, wenn die Teilungserklärung oder die Abrechnungspraxis es verlangt
Mieterwechsel
Zieht jemand während der Periode ein oder aus, darf die Abrechnung den Zeitraum nicht pauschal einer Partei zuordnen. Taggenaue Anteile (und verbrauchsabhängige Werte über Zwischenablesung, wo nötig) sind der Normalfall – in ImmoBase ein Kern der NKA, kein Extra-Modul.
Vorauszahlungen
Gegenrechnen sollten Sie, was tatsächlich gezahlt wurde. ImmoBase zieht Vorauszahlungen aus bezahlten Sollstellungen, nicht aus einem frei getippten Jahresbetrag. Das reduziert Drift zwischen Mietbuch und Abrechnung.
PDF und Versand
Nach der Prüfung schreiben Sie die Abrechnung fest und erzeugen ein PDF je Mietpartei. Versand über Ihr angebundenes Postfach oder als Brief (LetterXpress, eigener Vertrag). Ein Mieterportal gehört nicht zum Produkt.